رسائل اعتذار شركات الأعمال

سيتعين على كل شركة تقريبًا الاعتذار عن شيء ما في مرحلة ما. ومع ذلك، فإن العديد من الشركات لا تفعل ذلك بشكل فعال. لذا نستعرض أبرز رسائل اعتذار شركات الأعمال. حيث يمكن أن يساعدك إتقان فن الاعتذار في الحفاظ على عمل العملاء وتأمين الأعمال التجارية المستقبلية وتحسين ولاء العملاء وتجنب المشاركات السلبية التي قد تضر بسمعتك في المستقبل. رسائل اعتذار الأعمال ضرورية لتحقيق كل هذه الفوائد.

بغض النظر عن مدى حرصك أثناء إدارة عملك الصغير، سيأتي وقت تحتاج فيه إلى كتابة خطاب اعتذار خاص بالعمل. إليك الطريقة.

كيف تعتذر (وكيف لا تعتذر) كشركة صغيرة

هناك العديد من الحالات التي قد يحتاج فيها عملك للاعتذار. لكن يجب أن تحتوي كل رسائل الاعتذار التجارية هذه على بعض الأشياء الأساسية المشتركة.

أولاً وقبل كل شيء، يجب أن تقول في الواقع أنك آسف لأفعالك و / أو تجربتها. تحمل المسؤولية الكاملة والاعتراف بالقضايا التي أدت إلى الوضع المعني. من المفيد أيضًا أن تظل متواضعًا وتضع نفسك مكان العملاء. لسوء الحظ، هناك بعض الأخطاء الشائعة التي تميل الشركات إلى ارتكابها عند الاعتذار للعملاء أو أفراد الجمهور. من أجل جعل خطاب اعتذار عملك أكثر فاعلية، تجنب الغموض أو التقليل من آثار أفعالك. من الشائع جدًا أن تحاول الأنشطة التجارية اليوم إبعاد اللوم أو تجنب الخوض في تفاصيل حول أفعالها. ومع ذلك، إذا كان العميل أو الشريك أو الموظف أو أي فرد من الجمهور مستاءً منك، فهم يعرفون بالفعل هذه التفاصيل. سيكون الأمر أكثر فاعلية إذا تمكنت بالفعل من تحمل المسؤولية وتوضيح الخطأ الذي حدث / لماذا لم يحدث مرة أخرى.

إذا كنت تريد معرفة كيفية كتابة خطاب اعتذار، فإليك بعض الأمثلة لمساعدتك على البدء.

 رسائل اعتذار شركات الأعمال

بغض النظر عن أنواع العملاء الذين تخدمهم، فإن الخدمة المناسبة ضرورية. في بعض الحالات، قد يكون لديك ممثلون غير مفيدين أو يتعاملون مع عملائك بوقاحة. يمكن أن يساعدك مثال خطاب اعتذار العمل هذا في تعويضه.

الاعتذار عن سوء خدمة العملاء

عزيزي [اسم العميل]،

بالنيابة عن [اسم الشركة]، أود أن أعتذر بصدق عن التجربة السلبية التي مررت بها مع فريق خدمة العملاء لدينا. أتفهم أن فريقنا لم يكن مفيدًا في حل مشكلتك ولم يقدم مستوى الخدمة الذي تتوقعه. نحن نفخر بتقديم 100٪ كل يوم لتقديم خدمة سريعة وودية لكل عميل يتصل بك، ولكن في هذه الحالة، فشلنا. نحن نبذل قصارى جهدنا لتدريب جميع ممثلينا على كيفية التعامل مع مشكلات العملاء بشكل صحيح، ولكن لم يتم التعامل مع مخاوفك بشكل صحيح. لذلك، نحن نآسف للغاية.

للمضي قدمًا، سنتخذ خطوات لضمان عدم حدوث هذا الوضع مرة أخرى. بالنسبة للمبتدئين، نستضيف جلسات تدريبية إضافية لوكلاء مكالمات خدمة العملاء، وسنطلب من موظفينا جمع معلومات الاتصال من كل عميل حتى نتمكن من التواصل مرة أخرى في حالة إسقاط مكالمة أو إساءة التعامل معها.

أود أن أتقدم بخالص الشكر لكم على لفت انتباهنا إلى هذه المسألة. نسعى دائمًا إلى تحسين خدمة العملاء لدينا، وملاحظاتك ضرورية لهذه العملية. من فضلك لا تتردد في الاتصال بي مباشرة في المستقبل إذا ظهرت هذه المشكلة أو غيرها مرة أخرى.

خالص تحياتي
[الاسم]  

الاعتذار عن منتج معيب أو غير كاف

عندما لا ترقى منتجاتك نفسها إلى معايير عملائك، فمن المهم تصحيحها. يمكن أن ينشأ هذا المثال عند استدعاء أحد المنتجات أو بعد وقت قصير من الشراء عندما يدرك العميل أن منتجه لا يعمل على النحو المنشود.

الاعتذار عن منتج معيب

عزيزي [اسم العميل] ،

شكرًا لك على الاتصال بنا بخصوص [أسم المنتج] المعيب. نحن نأسف حقًا لأن ذلك لم ينجح كما وعدنا. كما نعتذر عن أي إزعاج سببه لك هذا الأمر. تخضع منتجاتنا للعديد من فحوصات مراقبة الجودة قبل تسليمها للعملاء. ومع ذلك، فقد تجاوز هذا للأسف تلك الفحوصات وفشل في الارتقاء إلى مستوى معاييرنا. لتعويض هذا الخطأ، قمنا بشحن [أسم المنتج] جديد لك، والذي من المفترض أن يصل في غضون 2-5 أيام. لقد قمنا أيضًا بتضمين صندوق مُصنَّف مسبقًا لتتمكن من إرجاع المنتج المعيب بمجرد استلامك البديل.

نرسل أيضًا قسيمة بقيمة 20 دولارًا أمريكيًا (أو ما يعادله بالعملة المحلية) لعملية الشراء التالية لتعويض الإزعاج. نأسف حقًا لأن عملية الشراء الأصلية لم ترق إلى مستوى توقعاتك، ولكننا نتطلع إلى تقديم تجربة أفضل لك في المستقبل. نشكرك مرة أخرى على لفت انتباهنا إلى هذه المشكلة، ويُرجى عدم التردد في الاتصال بي مباشرةً بشأن أي مخاوف أخرى قد تكون لديك.

خالص تحياتي
[الاسم]  

الاعتذار عن الشحن المتأخر أو غير المناسب

يعد الشحن جزءًا مهمًا من تجربة العملاء لشركات التجارة الإلكترونية. إذا تم شحن منتجاتك في وقت متأخر أو إذا انتهى الأمر بالتلف أو الضياع أثناء النقل ، فستحتاج إلى تعويض هذا الانقطاع مع عملائك برسالة اعتذار للأعمال.

الاعتذار عن مشاكل الشحن

عزيزي [اسم العميل]،

نأسف جدًا لأنك لم تستلم [أسم المنتج] في الوقت المناسب. تجاوز الطلب على هذا المنتج توقعاتنا حقًا ، مما أدى إلى نفاد مخزوننا. لقد تلقينا للتو شحنة جديدة من [أسم المنتج] وأسرنا شحن طلبك. نعلم أنك تتوقع تلقي طلباتك في الوقت المحدد، ونأسف جدًا لسوء تقديرنا وأي إزعاج سببه لك ذلك.

جنبًا إلى جنب مع طلبك، نقوم أيضًا بتضمين قسيمة بقيمة 10 دولارات كخصم من طلبك التالي. يمكنك أيضًا العثور على رقم تتبع لطلبك في الجزء السفلي من هذا البريد الإلكتروني لتتبع طلبك الحالي. مرة أخرى، نأسف جدًا لهذا التأخير والإزعاج. يُرجى إعلامي إذا كان لديك أي مخاوف أو أسئلة أخرى.

خالص تحياتي
[الاسم]  

الاعتذار عن مشاكل مالية أو متعلقة بالفواتير

سواء أكنت تحاسب العميل أكثر من مرة أو تسحب الكثير من حسابه، يمكن أن يكون للأخطاء المالية عواقب بعيدة المدى. بالطبع، ستحتاج إلى إصلاح الخطأ بأسرع ما يمكن، ولكن من الضروري أيضًا استخدام خطاب اعتذار خاص بالعمل للإقرار بسبب حدوث الخطأ والتأكد من عدم إمكانية حدوثه مرة أخرى.

عزيزي [اسم العميل]،

شكرًا لك على الاتصال بنا بخصوص مشكلة الفوترة الأخيرة. نأسف جدًا لأنك فرضت رسومًا مضاعفة مقابل خدمة واحدة. لقد حققنا في الخطأ ووجدنا أنه كان بسبب خلل في الكمبيوتر في برنامج الفوترة لدينا. لقد قمنا منذ ذلك الحين بالتحديث إلى أحدث إصدار من هذا البرنامج ووضعنا فحصًا لمراقبة الجودة لضمان عدم حدوث ذلك مرة أخرى.

بالإضافة إلى ذلك ، قمنا برد الرسوم الخاطئة ، والتي من المفترض أن تعود إلى حسابك في غضون ثلاثة أيام عمل. نأسف لأي إزعاج سببه لك هذا الخطأ. شكرًا لك على لفت انتباهنا إلى هذا ومساعدتنا في حل المشكلة بسرعة. لا تتردد في التواصل معي مباشرةً إذا كان لديك أي أسئلة أو استفسارات أخرى.

خالص تحياتي
[الاسم]  

الاعتذار عن الخدمة الملغاة أو جدولة المشاكل

قد يكون من الصعب إدارة جدولة العملاء، خاصةً للشركات الموجهة نحو الخدمة. لكن فقد مكالمة الخدمة أو إعادة الجدولة عدة مرات يمكن أن يؤدي إلى مضايقات كبيرة.

عزيزي [اسم العميل]،

يؤسفني جدًا إبلاغك بأنه تم إلغاء موعد الخدمة الخاص بك ليوم الجمعة الساعة 10:30 صباحًا بسبب حالة طوارئ عائلية أثرت على أحد أعضاء فريقنا.

نظرًا لأننا فريق صغير، فإننا غير قادرين على الاحتفاظ بقائمة كاملة من المواعيد إذا كان أحد الفنيين لدينا متاحًا بشكل غير متوقع لفترة طويلة من الوقت. أعتذر عن أي إزعاج قد يسببه هذا الإلغاء.

في [اسم الشركة]، تعتبر رعاية الجودة لعملائنا هي شاغلنا الأول، لذلك نريد أن نجعل عملية إعادة الجدولة أسهل ما يمكن بالنسبة لك. الرجاء الاتصال بي مباشرة لإخباري في اليوم التالي والوقت الذي تكون فيه متاحًا للخدمة، وسنبذل قصارى جهدنا لتلبية مخاوفك بشأن الجدولة. نحن نصدر أيضًا استردادًا كاملاً للإيداع الذي قمت بوضعه عند تحديد موعدك. مرة أخرى، نحن آسفون جدًا للإزعاج. يرجى إعلامنا إذا كان لديك أي أسئلة أو مخاوف أخرى بخصوص موعدك.

خالص تحياتي
[الاسم]  

الاعتذارعن المواعيد النهائية الفائتة

إذا كنت تعمل في مشاريع محددة أو تدير عناصر لعملاء الأعمال ، فإن القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية هي جزء مهم من وظيفتك. إذا فاتتك واحدة ، فمن المهم أن تقر بها وأن توضح للعملاء كيف ستمنع هذه المشكلة من الآن فصاعدًا.

عزيزي [اسم العميل]

أنا آسف جدًا لعدم إحضار نسخة مشروع موقع الويب الخاص بك إليك في الوقت المحدد. لسوء الحظ ، واجهنا تأخيرًا بسبب بعض المشكلات الفنية من جانبنا ، والتي تم حلها منذ ذلك الحين. النسخة التي طلبتها مرفقة بهذا البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، أود أن أعتذر عن تفويت الموعد النهائي الذي اتفقنا عليه في الأصل.

للتأكد من عدم حدوث ذلك مرة أخرى ، قمنا بتحديث برنامجنا وعمل نسخة احتياطية لنظامنا حتى لا نفقد المواد التي عملنا بجد لتطويرها من أجلك.

أدرك أن هذه المشكلة قد تؤثر على مجالات أخرى من مشروعك وتاريخ الإطلاق النهائي ، وأعتذر عن أي إزعاج ربما سببه لك هذا التأخير. يرجى إعلامي إذا كان لديك أي أسئلة أو إذا كان هناك أي شيء آخر تحتاجه فيما يتعلق بهذا المشروع.

خالص تحياتي
[الاسم]  

الاعتذار عن تأخر السداد

عندما يتعلق الأمر بالموردين أو مقدمي الخدمة أو حتى العملاء المستحقين للمبالغ المستردة ، فإن إجراء المدفوعات في الوقت المناسب أمر لا بد منه. إذا فاتتك واحدة أو تأخرت عن الموعد المتوقع ، يمكن للاعتذار أن يقطع شوطًا طويلاً نحو تصحيح الموقف.

عزيزي [اسم البائع]،

يؤسفني جدًا أنك لم تتسلم دفعتي بعد مقابل خدمة هذا الشهر. منعني خطأ حديث في حسابي من الوصول إلى الأموال اللازمة لتغطية المصاريف.

قام المصرف الذي أتعامل معه منذ ذلك الحين بتصحيح الخطأ ويجب إعادة الأموال إلى حسابي بحلول نهاية الأسبوع ، وعند هذه النقطة سأعجل الدفع لك. أكد لي البنك أيضًا أن الظروف المحيطة بالخطأ كانت نادرة ولا ينبغي أن تؤثر على حسابي في المستقبل.

أنا أقدر حقًا علاقة العمل بيننا وهذا التأخير في السداد لا يعكس ذلك. أنا آسف للغاية وسأفعل كل ما في وسعي للتأكد من عدم حدوث ذلك مرة أخرى.

خالص تحياتي
[الاسم]  

الاعتذار عن المواعيد الفائتة أو الوصول المتأخر

يعد الالتزام بالمواعيد أمرًا مهمًا عندما يتعلق الأمر بالاجتماع مع العملاء أو العملاء أو شركاء العمل. إذا تأخرت كثيرًا عن أحد الاجتماعات أو فاتتك أحدًا تمامًا ، فيجب أن يكون ذلك مبررًا للاعتذار.

الاعتذار عن فوات موعد

عزيزي [اسم البائع]،

أرجو أن تتقبلوا اعتذاري الصادق عن تفويت لقاء الغداء أمس. لقد أغفلت للأسف موعدنا بسبب موعد متضارب في تقويمي الأسبوعي. إنني نأسف بصدق على هذه الرقابة وأعدت تنظيم جدولي الزمني لمنع حدوث ذلك في المستقبل.

أنا أقدر اجتماعاتنا حقًا وسأكون ممتنًا حقًا لفرصة تعويضك. هل يمكننا إعادة جدولة الأسبوع المقبل؟ اسمحوا لي أن أعرف مدى تواجدك وسأضعه في أعلى قائمة المهام الخاصة بي.

خالص تحياتي
[الاسم]  

المصدر:  smallbiztrends